Tips voor offertes

Tips voor offertes

Vaak heb je het druk met het maken van offertes. Je hebt het gevoel dat het lekker druk is en dat bedrijven je goed weten te vinden. Maar als je dan kijkt naar het aantal orders die je krijgt, dan valt het eigenlijk enorm tegen. Eigenlijk wil je helemaal niet bezig zijn met offertes maken, je wilt bezig zijn met opdrachten!

In deze blog gaan we in op verschillende zaken die komen kijken bij offertes. Dus niet alleen wat er in een offerte moet staan, maar ook hoe je offertes aanbiedt. En natuurlijk kunnen enkele tips over het akkoord krijgen op een offerte niet ontbreken!

Wat moet er in een offerte staan?

We beginnen met de basis: welke zaken moeten er nu eigenlijk in een offerte staan?

Het belangrijkste is:

  • je eigen bedrijfsgegevens
  • offertenummer
  • datum en geldigheidstermijn
  • omschrijving van de dienst of product
  • de totale prijs exclusief BTW, de BTW en de prijs inclusief BTW.
  • de belangrijkste voorwaarden waaronder je de offerte verstrekt.
  • hoe de klant akkoord kan geven op de offerte.

Dit is natuurlijk eenvoudig op te zoeken via Google, dus we gaan snel verder naar het volgende onderwerp.

Wat is belangrijk bij het maken van een offerte?

Duidelijkheid. Dat is het belangrijkst bij het maken van een offerte. Daarmee bedoel ik niet alleen dat je duidelijk moet vermelden wat je aanbiedt en tegen welke prijs. Maar let bijvoorbeeld ook op de manier waarop je de offerte schrijft. Gebruik de manier van communiceren zoals je tijdens gesprekken hebt gedaan.

De klant verwacht dat je in de offerte dé oplossing aanbiedt voor zijn probleem en wat de kosten hiervan zijn. Wees dan ook concreet hierin, anders krijg je onnodig ruis op de lijn.

Zit de klant bijvoorbeeld wel te wachten op een uitgebreid verhaal over hoe je bedrijf is ontstaan?

Vermijd vakjargon en gebruik korte zinnen. Je potentiële klant moet de offerte kunnen begrijpen. Je boodschap wordt zo een stuk krachtiger, want het is makkelijker te lezen en daardoor beter te begrijpen.

Als het mogelijk is, gebruik dan een afbeelding. Dat zegt immers meer dan woorden en het maakt het voor de prospect duidelijker. Dat kan bijvoorbeeld een afbeelding zijn van het product dat je aanbiedt, een grafiek die laat zien dat de kosten snel zijn terugverdiend of geef een sneak preview van de software of rapportage die aangeboden wordt.

Geef geen korting!

Het valt niet altijd mee om je vast te houden aan je prijs en daardoor een opdracht of order te missen. Dan blijft er een stemmetje in je hoofd zeggen: “had nu maar wat korting gegeven, dan had je tenminste de opdracht binnen”. Dat klopt theoretisch, maar toch is dit niet wat je wilt.

De prijs die je hebt aangeboden vertegenwoordigt nu eenmaal een bepaalde toegevoegde waarde. En dat is nu eenmaal niet gratis. De prijs sluit aan bij de kwaliteit die je levert, twijfel daar niet over. Zorg gewoon dat je een eerlijke prijs afgeeft.

Als je wel korting had gegeven, dan had je minder winstmarge gehad. En om dat te compenseren had je nog een extra opdracht binnen moeten halen om dezelfde score te behalen. Wanneer je eenmaal korting hebt gegeven, dan is de kans erg groot dat je bij een tweede of derde offerte weer de vraag om korting krijgt. Want de klant denkt: “Als het de eerste keer mogelijk was, dan toch de tweede en derde keer ook?”

Probeer daarom altijd te ruilen. Bijvoorbeeld door de looptijd van een contract of abonnement langer te maken. Of een minimale afname per jaar aan te houden van een product.

Bekijk voor inspiratie eens dit filmpje van Jos Burgers. Mensen willen namelijk niet per se korting, maar ze zijn bang om teveel te betalen. Hij legt in dit filmpje uit hoe je om kunt gaan met prijsdruk op een leuke Brabantse manier.

Samenvatting van gesprekken

De offerte kun je zien als een samenvatting van vorige gesprekken. Je hebt laten zien dat je een passende oplossing kunt bieden en de prospect ziet de meerwaarde van jouw expertise.

Maar het kan natuurlijk gebeuren dat er meteen wordt gevraagd om een prijs. Zonder dat je de tijd hebt gehad om een goede inventarisatie te doen van wat nu echt de vraag / behoefte is.
Gebruik dan de offerte als uitgangspunt voor een vervolggesprek. Als de offerte klaar is en je staat op het punt om deze per email te versturen, bel dan de prospect op. Tijdens het telefoongesprek kun je de offerte doornemen en toelichten. Het geeft je de mogelijkheid om te controleren of het aansluit bij de wensen en zo niet, dan kun je de offerte direct aanpassen.

Kan ik dan niet gewoon even snel een email sturen met een globale prijs?

Ja, dat kan natuurlijk ook. Maar met een offerte kun je laten zien dat je de moeite hebt genomen om een overzichtelijk document op te stellen. En voor jou is het een mooi moment om je bedrijf te presenteren.

Je bent geen offertefabriek!

Tenzij het natuurlijk je werk is om voor andere bedrijven offertes te maken 😉Het kost tijd, energie en je hebt geen garantie dat je er een akkoord op krijgt. Je wilt alleen maar een offerte maken voor een potentiële klant die serieus in overweging zal nemen om met jou verder te gaan. Immers heb je laten zien dat je kennis van zaken hebt en ook een concrete oplossing biedt voor het vraagstuk.

Elke aanvraag voor een offerte moet je dan ook met een gezonde dosis scepsis bekijken. Wordt je bijvoorbeeld gebruikt om de huidige leverancier onder druk te zetten?

Niet alleen je product of dienst heeft een waarde, ook je kennis en kunde. Stel daarom eens de vraag wat de vervolgstappen zijn na het uitbrengen van de offerte. En wees tijdens het gesprek scherp op de aanleiding van de afspraak.

Hopelijk heb je met deze blog enkele handvatten of inspiratie gekregen om op een effectievere manier met offertes om te gaan. Weet je niet precies hoe je dit zou moeten toepassen in de praktijk?

Laat het me weten, ik kijk graag met je mee voor wat tips op jouw specifieke werkwijze!

Ja ik wil gratis advies!